Ликвидация режимно-секретного подразделения
Ликвидация режимно-секретного подразделения проводится в связи с реорганизацией, банкротством, изменением направления деятельности головной компании или по иным причинам. Упразднить РСП можно также в том случае, если у организации исчезла потребность взаимодействия со сведениями, составляющими государственную тайну.
Закрытие первого отдела осуществляется в три этапа: сначала необходимо провести его итоговый аудит, затем – согласовать процедуру с надзорными органами, уполномоченными на осуществление контроля за сохранностью безопасности сведений государственной тайны, и, наконец, утилизировать документы и иные физические носители информации.
Алгоритм действий при закрытии первого отдела
Сначала в отношении РСП организуется внутренняя проверка, для этого приказом назначается комиссия из трех экспертов. Целью аудита является определение объема секретных сведений и правомерности деятельности РСП; результат — акт проверки и документ, подтверждающий наличие носителей секретной информации, план мероприятий по их уничтожению. В случаях, если комиссия обнаруживает факты правонарушений в работе первого отдела, это в обязательном порядке отражается в итоговом документе.
В ходе процедуры ликвидации, РСП уведомляет своих контрагентов и всех иных лиц, документация которых находится на хранении в первом отделе, и возвращает им материалы посредством спецсвязи, либо за неимением возможности их принять – носители сведений ГТ утилизируются. Последний этап – уведомление территориального Управления Федеральной службы безопасности в форме письма с приложением акта проведенной проверки и других документов, подтверждающих выполнение регламентов процедуры ликвидации.
Сопроводительные письма, описи, архивные материалы и документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению. Порядок процесса определен Инструкцией по обеспечению режима секретности №3-1, которая по умолчанию должна быть в распоряжении РСП, так как она является основным методическим документом по ведению секретного делопроизводства. По результатам физического уничтожения носителей ГТ выдаются акты, подтверждающие данный факт. Выполнять эти работы имеют право только организации, лицензированные ФСБ.
